Nowe zasady doręczania decyzji podatkowych w Niemczech od 2026 roku

Elektroniczne doręczenia bez zgody podatnika

Zgodnie z nowym brzmieniem § 122a AO, urzędy skarbowe będą mogły doręczać decyzje administracyjne w formie elektronicznej – poprzez udostępnienie ich do pobrania w systemie. Nie będzie już wymagana wcześniejsza zgoda podatnika, jak miało to miejsce dotychczas. W praktyce oznacza to, że decyzje wydawane na podstawie elektronicznie złożonych deklaracji będą z zasady doręczane w formie cyfrowej.

Możliwość sprzeciwu wobec doręczeń elektronicznych 

Mimo że elektroniczna forma doręczeń stanie się regułą, podatnicy nadal będą mogli wnioskować o przesyłanie decyzji w formie papierowej. Wniosek taki można złożyć bez uzasadnienia i w dowolnej formie, przy czym dotyczy on wyłącznie przyszłych doręczeń.

Nowe zasady dotyczące terminów odwoławczych

Decyzja podatkowa udostępniona elektronicznie będzie uznawana za doręczoną po czterech dniach od udostępnienia w systemie. Od tego momentu rozpocznie się bieg terminu na złożenie odwołania (Einspruch). Urząd skarbowy poinformuje o dostępności decyzji elektronicznej – jednak ta informacja będzie miała jedynie charakter pomocniczy, a nie decydujący o dacie doręczenia.

Konieczne dostosowanie procesów

Nowy model doręczeń wymaga od podatników aktualizacji wewnętrznych procedur i systemów pracy. Aby uniknąć przeoczeń i błędów, warto już teraz:

• przeanalizować dotychczasowe kanały komunikacji z urzędem skarbowym,
• założyć lub zaktualizować konta użytkowników w systemach elektronicznych,
• sprawdzić ważność i aktualność pełnomocnictw oraz adresów e-mail w bazie pełnomocnictw (Vollmachtsdatenbank),
• zdecydować, czy wnioskować o zachowanie doręczeń papierowych,
• wdrożyć procedurę regularnego pobierania danych z systemów urzędowych, uwzględniającą m.in. urlopy, nieobecności i szkolenia personelu.

Podsumowanie

Nowe przepisy to krok w stronę pełnej cyfryzacji procedur podatkowych w Niemczech. Dla firm i doradców oznacza to większą odpowiedzialność za bieżące monitorowanie elektronicznych doręczeń. Brak reakcji w terminie może skutkować utratą prawa do odwołania.

Warto już dziś przygotować się na te zmiany – poprzez przegląd procesów, aktualizację narzędzi i przeszkolenie zespołów.