Czym jest numer W-IdNr.?

W-IdNr. to nowy numer identyfikacyjny dla wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą – porównywalny ze znanym numerem identyfikacji podatkowej (IdNr.) dla osób fizycznych. Podstawa prawna to §§ 139a i 139c niemieckiej Ordynacji podatkowej (AO). Numer ten jest stały i niezmienny – zachowuje ważność nawet w przypadku zmiany adresu, nazwy firmy, formy prawnej czy tymczasowego zawieszenia działalności.

Celem wprowadzenia W-IdNr. jest uproszczenie procedur podatkowych oraz usprawnienie wymiany danych między urzędami. 

Jak zbudowany jest numer W-IdNr.?

Numer składa się z przedrostka „DE” i 9-cyfrowej liczby, np. DE123456789.
Dla każdej działalności gospodarczej przypisywany jest dodatkowo 5-cyfrowy znacznik rozróżniający, zaczynający się od -00001.

Przykład:

W-IdNr.: DE123456789
Pierwsza działalność: DE123456789-00001

Jakie są korzyści W-IdNr.?

• Stały numer identyfikacyjny – nie ulega zmianie nawet przy modyfikacji danych podstawowych.
• Cyfryzacja i ograniczenie biurokracji – ułatwienie komunikacji elektronicznej z administracją podatkową.
• Zasada „once only” – dane będą przekazywane tylko raz, a potem wykorzystywane przez różne instytucje.
• Zastosowanie międzyurzędowe – numer pełni również rolę ogólnokrajowego numeru działalności gospodarczej zgodnie z ustawą o rejestrze podstawowym przedsiębiorstw.

Jak wygląda przydzielanie numeru? 

Numer W-IdNr. jest przyznawany automatycznie przez BZSt – nie trzeba składać żadnego wniosku.

• Etap 1 (od listopada 2024 r.):
  Numer otrzymują osoby i podmioty zobowiązane do złożenia rocznej deklaracji VAT lub objęte statusem małego przedsiębiorcy (§ 19 UStG).
• Etap 2 (od III kwartału 2025 r.):
  Numer będzie nadawany pozostałym podmiotom prowadzącym działalność.
• Etap 3 (od 2026 r.):
  W przypadku prowadzenia więcej niż jednej działalności – nadawane będą kolejne znaczniki (np. -00002, -00003).

W jaki sposób otrzymam numer W-IdNr.?

Istnieją dwa sposoby przekazania informacji o nadanym numerze:

• Ogłoszenie publiczne
  Jeśli posiadasz już numer identyfikacji VAT (USt-IdNr.), będzie on od teraz pełnił również funkcję numeru W-IdNr.
  ➤ W takim przypadku nie otrzymasz osobnego pisma, ponieważ numer pozostaje ten sam..
• Powiadomienie przez ELSTER
  Jeśli nie masz USt-IdNr. lub dopiero zakładasz działalność, numer W-IdNr. zostanie Ci przekazany wyłącznie drogą elektroniczną przez konto w ELSTER.
  ➤ Warunkiem jest wyrażenie zgody na elektroniczne powiadomienie w systemie ELSTER.

Ze względów na ochronę danych osobowych nie ma możliwości przekazania numeru telefonicznie lub e-mailem.

W-IdNr. a inne numery – krótkie porównanie

• Numer podatkowy (Steuernummer)
  Pozostaje w użyciu, zwłaszcza do składania deklaracji podatkowych – przynajmniej do końca 2026 r..
• Numer VAT (USt-IdNr.)
  Nie jest zastępowany przez W-IdNr. – nadal wymagany do transakcji wewnątrzunijnych.
• Identyfikator osoby fizycznej (IdNr.)
  Nadal służy identyfikacji osób fizycznych – niezależnie od W-IdNr.
• Ogólnokrajowy numer gospodarczy
  W-IdNr. pełni również funkcję tego numeru zgodnie z ustawą o rejestrze podstawowym przedsiębiorstw.

Co zrobić w przypadku zagubienia numeru lub wątpliwości?

Jeśli nie pamiętasz swojego numeru W-IdNr. lub masz wątpliwości co do jego poprawności, możesz skontaktwać się ze swoim doradcą podatkowym, który sprawdzi czy numerzostał już nadany, doradzi w zakresie dalszych kroków i wskaże, jak go ponownie uzyskać za pośrednictwem ELSTER. 

Podsumowanie

Wprowadzenie numeru W-IdNr. to ważny krok w kierunku uproszczenia kontaktów z administracją podatkową i cyfryzacji procesów gospodarczych. Choć obecnie nie musisz podejmować żadnych działań, już teraz warto wiedzieć, czym jest ten numer i jakie ma znaczenie. W przyszłości stanie się on kluczowym identyfikatorem Twojej działalności w kontaktach z urzędami. Jeśli potrzebujesz pomocy przy ELSTER warto skontaktować się z kancelarią podatkową, która przeprowadzi Cię przez ten proces.