Zadania i odpowiedzialność członka zarządu

(Foto von Ravpixel von Pexels.com)

Najważniejsze zadania członka zarządu

Członek zarządu realizuje zadania spółki GmbH i wykonuje wszystkie czynności pojawiające się codziennie w przedsiębiorstwie. Obejmuje to znacznie szerszy zakres kompetencji, niż przykładowo negocjacje z klientem lub zawieranie umów.

• Wpis do rejestru

Członek zarządu przedkłada niezbędne dokumenty, zapewnia o wniesieniu wkładów i o tym, że brak jest powodów skutkujących wykluczeniem możliwości jego mianowania w związku z aktem wpisania GmbH do rejestru oraz przyjęciem wkładów wspolników. W paragrafie 3 a GmbHG przewidziano, że na papierze firmowym spółki – również na czekach pocztowych i zbliżonych dokumentach uwzględnić należy formę prawną podmiotu, siedzibę spółki, sąd rejestrowy, numer wpisu oraz dane członków zarządu i ewentualnej rady nadzorczej. W przypadku zmiany wspólników spółki członek zarządu jest odpowiedzialny za dostarczenie zaktualizowanej listy członów zarządu, za wyjatkiem okolicznosci, że zadanie to zostało zlecone notariuszowi. Członek zarządu zgłasza wszelkie zmiany dotyczące członków zarządu, ustanowienia nowych członków oraz udzielenia absolutorium, do sądu rejestrowego.

• Ksiegowość

Członkowie zarządu są zobowiązani do zapewnienia prawidłowej księgowości w spółce. Przy tym należy rejestrować każdą istotną z majątkowego punktu widzenia transakcję, przechowywać dokumenty w sposób uporządkowany. Na podstawie prowadzonej księgowości sporządzane będzie roczne sprawozdanie finansowe, odzwierciedlające sytuację GmbH.

• Sporządzanie sprawozdania finansowego

Dla każdej spółki GmbH należy sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Spółki GmbH podlegają obowiązkowi ujawniania swoich sprawozdań finansowych (obowiązek publikacji). Ma to miejsce w drodze ich doręczania sprawozdań do operatora elektronicznego wydania Dziennika Federalnego, tj. Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft mbH z siedzibą w Kolonii. Średnie i małe spółki GmbH dostarczają tylko skrócony bilans z krótkim załącznikiem oraz propozycje podziału zysku.

• Odprowadzanie skladek

Członkowie zarządu są zobowiązani do odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne dla pracowników spółki, do składania odpowiednich deklaracji podatkowych wobec urzędu skarbowego oraz odprowadzania należnych podatków.

• Egzekwowanie wkladow

Członkowie zarządu muszą wyegzekwować wkłady, które nie zostały wniesione w momencie utworzenia spółki GmbH, stosownie do treści umowy spółki. Decyzja co do wysokości kwoty do wyegzekwowania jest jednak podejmowana przez zgromadzenie wspólników.

Odpowiedzialność GmbH, a odpowiedzialność członka zarządu.

Z reguły spółka GmbH zatrudnia pracowników, którzy wykonują określone czynności dla członków zarządu. Należy jednak pamiętać, że to właśnie członek zarządu ponosi odpowiedzialność za praktycznie każdą czynność, jaka ma miejsce w przypadku działalności spółki. Zapewnia on prawidłowe wykonanie zadań spółki odpowiadając za codzienną działalność GmbH

Odpowiedzialność w związku z czynnościami członka zarządu częściowo dotyczy spółki GmbH, a częściowo jego samego, przy czym oba te podmioty podejmują czynności jako dłużnicy solidarni.

• Odpowiedzialność GmbH

Odpowiedzialność GmbH rozciąga się na wszystkie zobowiązania, które zaciąga członek zarządu w imieniu spółki, przy czym samo zobowiązanie nie powstaje bezpośrednio wobec członka zarządu. Jeśli zatem dokona on zakupu w imieniu spółki GmbH, to spółka staje się stroną umowy. To  właśnie ta spółka odpowiada swoim majątkiem za roszczenia z tytułu ceny zakupu. Sprzedający może natomiast zaspokajać swoje roszczenia przy wykorzystaniu majątku spółki. Ponadto GmbH odpowiada za bezprawne działania członków zarządu, popełnione podczas pełnienia funkcji (paragraf 31 BGB). Obszar tej odpowiedzialności jest bardzo szeroki. Założeniem jest jednak to, że członek zarządu podjął działanie bezprawne, które u strony trzeciej spowodowało powstanie szkody. Ma to przykładowo miejsce, jeśli członek zarządu prowadząc pojazd wymusi pierwszeństwo i spowoduje kolizję.

• Odpowiedzialność członka zarządu wobec osób trzecich

Członek zarządu moze zostać pociągniety do odpowiedzialności wraz niedopełnieniem własnych obowiązków. W szczególności tyczy się to obowiązku zachowania staranności w toku podejmowania czynności. Podobnie skutkować może przekroczenie umownie ustalonych granic działania i reprezentacji oraz nieprzestrzeganie instrukcji wydanych przez zgromadzenie wspólników.

Członek  odpowiada wobec osób trzecich rownież, gdy działa w okresie kiedy spółka nie jest jeszcze zarejestrowana i istnieje tylko w formie „Vorgesellschaft” [spółki w organizacji]. W tym zakresie odpowiedzialność członka zarządu wygasa w momencie zarejestrowania spółki.

Odpowiada on także w przypadku odpowiedzialności związanej z pozorem prawa, jeśli  wbrew § 4 II GmbHG występuje w imieniu spółki GmbH i nie wykorzystuje określenia formy prawnej „GmbH” budząc swoim zachowaniem wrażenie, że np. on sam jest właścicielem przedsiębiorstwa. Członek zarządu może zostać pociagniety do odpowiedzialności także w momencie zawarcia umowy (z punktu widzenia przewinienia tzw. culpa in contrahendo), jeśli w chwili jej zawarcia sprawiał wobec partnera wrażenie, że gwarantuje własną osobą wypłacalność spółki GmbH, lub też jeśli dokonywał dalszych czynność pomimo świadomości niewypłacalności podmiotu, bez poinformowania partnera o sytuacji finansowej spółki. Odpowiada on wobec osób trzecich nie tylko w związku z popełnieniem czynów niedozwolonych, skutkujących szkodą strony trzeciej, ale również w związku z nieprawdziwymi informacjami dotyczącymi utworzenia spółki (paragraf 9a I GmbHG).

Odpowiedzialność członka zarządu może zostać wykluczona poprzez udzielenie mu zwykle za jeden rok obrachunkowy – absolutorium.  Dzięki absolutorium spółka dokonuje zwolnienia z wszelkich roszczeń odszkodowawczych.