Członek zarządu spółki – zasady reprezentowania GmbH

(Foto von Pexels.com)

1. Wyznaczenie członka zarządu w okolicznościach szczególnych – Notbestellung

Spółka GmbH bez członka zarządu jest niezdolna do podejmowania czynności i nie może być reprezentowana na zewnątrz.  Jeśli po utracie członka zarządu – ostatniego urzędującego, nie jest możliwe uzyskanie większości pod kątem nowej obsady stanowiska, Sąd Rejonowy może w tej krytycznej sytuacji we własnym zakresie mianować członka zarządu. Sam akt mianowania nie ma miejsca z urzędu, ale na wniosek osoby zainteresowanej, która musi ze swojej strony uzasadnić konieczność powołania członka zarządu. Taki uzasadniony interes wykazują nie tylko wierzyciele GmbH, którym trudno jest dochodzić roszczeń przy braku członków zarządu,  ale także sami wspólnicy, którzy chcą uwiarygodnić grożące spółce negatywne skutki. Jako członek zarządu w takim przypadku mianowany zostaje z reguły prawnik lub doradca podatkowy. Jego czas urzędowania ulega zakończeniu, gdy wspólnicy mianują członka zarządu. Natomiast członka zarządu powołanego przez sąd w sytuacji krytycznej odwołać może jedynie sąd.

2. Zadania członka zarządu

Członek zarządu realizuje zadania spółki GmbH, które obejmują szerszy zakres kompetencji niż przykładowo negocjacje z klientem lub zawieranie umów. Wykonuje on również wszystkie czynności pojawiające się codziennie w przedsiębiorstwie. Członek zarządu ponosi odpowiedzialność za praktycznie każdą czynność, jaka ma miejsce w przypadku działalności spółki i zapewnia prawidłowe wykonanie zadań spółki odpowiadając za codzienną działalność GmbH.

3. Reprezentacja GmbH

Jednym z aspektów prowadzenia działalności spółki jest reprezentacja GmbH na zewnątrz. Chodzi tutaj mianowicie o wszelkie czynności, które powodują powstanie stosunków prawnych wobec osoby, która nie jest wewnętrznym organem GmbH. Liczba takich działań zewnętrznych podczas działalności GmbH jest z reguły bardzo duża. Działaniem na zewnątrz jest wynajem pomieszczeń, zakup wyposażenia, zatrudnianie pracowników. Od tych czynności zewnętrznych należy oddzielić działania wewnętrzne, które w węższym rozumieniu tego pojęcia mogą być także określone jako prowadzenie działalności.  Takie czynności nie powodują powstania stosunków prawnych i z tego względu nie wymagają uprawnień do reprezentacji.

4.Regulacje w kwestii reprezentacji GmbH oraz prowadzenia działalności

W ustawie GmbHG wszelkie działania na zewnątrz, a zatem reprezentacja GmbH zostaje przeniesiona w sposób nieograniczony (paragraf 37 I GmbHG ) i w sposób wyłączny (paragraf 35 I GmbHG) na członków zarządu. Taka regulacja nie obowiązuje natomiast odnośnie stosunku wewnętrznego. Jedynie w przypadku niektórych zadań np. obowiązku prowadzenia księgowości, konieczne jest wyraźne przyporządkowanie obowiązków członkowi zarządu. Fakt nieograniczonych uprawnień do reprezentacji na zewnątrz w przypadku członków zarządu niesie ze sobą  jednak powstanie pewnych konsekwencji. Jako że ograniczenie uprawnień do reprezentacji z uwzględnieniem przedmiotu działalności spółki rzeczywiście nie ma miejsca, potencjalny partner umowny nie musi uzyskiwać informacji odnośnie tego, w jakiej branży działa spółka i czy planowana transakcja jest do niej odpowiednio dopasowana. Na podstawie oświadczenia woli złożonego przez członka zarządu w imieniu GmbH następuje powstanie zobowiązania spółki

5. Przekroczenie uprawnień

Odrębną kwestią jest, w jaki sposób spółka określa uprawnienia członka zarządu oraz jego zakres czynności do podjęcia, a także jak reaguje w przypadku przekroczenia uprawnień. Zwykle w umowie zatrudnienia zawieranej między spółką a członkiem zarządu określa się, że członek zarządu może podejmować tylko takie czynności, które należą do zakresu działalności GmbH, a w przypadku ich przekroczenia spółka zostaje zwolniona z odpowiedzialności w tym zakresie. Jeśli natomiast taka klauzula nie zostanie ujęta w umowie zatrudnienia należy weryfikować czynności podejmowane przez członka zarządu sprawdzając, czy są one zgodne z paragrafem 43 I GmbHG.

Jeśli w przypadku podjętej czynności nie sposób znaleźć uzasadnienia w aspekcie ekonomicznym, członek zarządu będzie odpowiadał za powstałą szkodę zgodnie z paragrafem 43 II GmbHG. W przypadku sporu członek zarządu musi wykazać , że działał zachowując „należytą staranność” (BGH, 18.2.2008- II ZR 62/07, NZG 2008, 314).

6. Powołanie większej liczby członków zarządu

Istnieje tylko jeden sposób na uniknięcie negatywnych skutków działania jednego członka zarządu – powołanie większej liczby członków zarządu, którzy działają wspólnie. Wprawdzie oświadczenia kontrahentów mają moc prawną, nawet jeśli zostaną złożone tylko wobec jednego członka, jednak decyzje samych członków zarządu muszą być podejmowane wspólnie. Łączna reprezentacja może być jednak problematyczna, jeśli członkowie zarządu zaczną się wzajemnie blokować. Tutaj istnieje kilka rozwiązań. Po pierwsze członkowie zarządu mogą udzielać dodatkowych pełnomocnictw określających pewną grupę zadań realizowanych przez członka zarządu na rzecz spółki. Wtedy nie działa on jako organ, ale pełnomocnik i może podejmować decyzje samodzielnie, o ile postępuje zgodnie z pełnomocnictwem. Można także określić, że spółka będzie reprezentowana przez dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu oraz jednego prokurenta, ale również, że każdy członek zarządu reprezentuje spółkę zawsze samodzielnie.

7. Uprawnienia członka zarządu

Należy przy tym zauważyć, że nie jest zupełnie możliwe wykluczenie członka zarządu z reprezentacji. Uprawnienia częściowe nie mogą być też uzależniane od przedmiotu działalności. Nie jest zatem możliwe określenie, że członek zarządu A będzie uprawniony z członkiem zarządu B w sprawach sprzedaży, a z członkiem zarządu C w przypadku transakcji dotyczących zbytu. Takie regulacje nie mogą zostać wprowadzone do rejestru handlowego. Często wspólnicy wyrażają życzenie, aby uprawnienia związane z reprezentacją uzależnić od zezwolenia wydawanego przez zgromadzenie wspólników, na przykład w taki sposób, że transakcje powyżej 20.000 Euro za każdym razem wymagać będą dla swojej mocy prawnej zgody wyrażonej przez zgromadzenie wspólników w drodze uchwały.

Na końcu konieczne jest uregulowanie, czy członek zarządu powinien zostać zwolniony z zakazu „Verbot des Selbstkontrahierens” (paragraf 181 kodeksu cywilnego). Jest to zakaz dokonywania czynności z samym sobą. W przypadku spółek jednoosobowych zwolnienie z tego zakazu jest właściwie przymusowe, zaleca się jego zastosowanie jednak także w przypadku spółek o wieloosobowym zarządzie.

8. Funkcja zastępcy członka zarządu

Spółka GmbH może posiadać także osoby pełniące funkcje zastępców członków zarządu (paragraf 44 GmbHG). Posiadają oni te same uprawnienia, a zatem ‘’na zewnątrz’’ nie jest dostrzegalna żadna różnica. Dlatego dodatkowa informacja o funkcji „zastępczej” nie jest wpisywana do rejestru handlowego. Natomiast w stosunku wewnętrznym zastępca może podejmować czynności tylko w przypadku pełnienia zastępstwa.

Sposób działania członków zarządu na rzecz GmbH określa paragraf 35 III GmbHG Do nazwy firmy zwykle w formie pieczęci dodaje się imię i nazwisko członka zarządu.

Nie każda czynność GmbH na zewnątrz musi być podejmowana przez osobę członka zarządu. Członek zarządu może udzielać określonych pełnomocnictw i przekazywać uprawnienia do reprezentacji.  Nie jest jednak możliwe przekazanie w całości uprawnień do reprezentacji. Dlatego nie jest dopuszczalne udzielenie całkowitego pełnomocnictwa (generalnego pełnomocnictwa) w przypadku członka zarządu.