Wymogi formalne składania rachunków za roboty budowlane na gruncie prawa niemieckiego

Fot.: pexels.com

Sporządzając rachunki za wykonane usługi, przedsiębiorstwa budowlane powinny dołożyć wszelkiej staranności, aby dochować wszystkich warunków formalnych przewidzianych zarówno ustawą, jak i zawartą umową. W przypadku kontraktów opartych o przepisy VOB/B prawidłowe sporządzenie rachunku jest bezwzględnym warunkiem wymagalności wynagrodzenia. W razie wadliwego wystawienia przez wykonawcę rachunku, inwestor może, bez popadania w zwłokę, odmówić wypłacenia wynagrodzenia. Dla umów sporządzonych na podstawie przepisów BGB należyte sporządzenie rachunku nie jest warunkiem wymagalności wynagrodzenia. Natomiast w przypadku, gdy rachunek został sporządzony w sposób nienależyty, niepozwalający na weryfikację prawidłowości wysokości wynagrodzenia, inwestor nie popada w zwłokę z uiszczeniem należności. Również podczas ewentualnego procesu o wypłatę należności wykonawca może liczyć się z trudnościami z uzasadnieniem wysokości wynagrodzenia.

Bez względu na to, czy umowa jest sporządzona w oparciu o przepisy VOB/B, czy w oparciu o BGB, wykonawca przy sporządzaniu rachunku finalnego, zobowiązany jest zachować wymogi formalne § 14 ust. 1 VOB/B, które stanowią, iż powinien być on sporządzony w sposób jak najbardziej przejrzysty, przy zachowaniu kolejności i nazw pozycji ujętych w zawartym kontrakcie, do rachunku należy załączyć zestawienia obmiaru lub inny wykaz ilości prac, zmiany i uzupełniania umowy powinny być w szczególny sposób zaznaczone w rachunku lub na żądanie inwestora rozliczone osobno.

Możliwe jest również rozliczenie całości prac według wstępnych rachunków częściowych, pod warunkiem, że te rachunki zostały sporządzone przy zachowaniu wymogów formalnych.

Inwestor nie może powołać się na nienależyte sporządzenie rachunku w przypadku, gdy mimo niezachowania wymogów formalnych jest możliwe sprawdzenie rachunku lub został on już sprawdzony oraz
w przypadku, gdy nie podważa poprawności obliczeń i słuszności wskazanej w rachunku wysokości wynagrodzenia.

Zgodnie z paragrafem 16 ust. 3 VOB/B inwestor ma prawo podniesienia zarzutu nienależytego sporządzenia rachunku w terminie dwóch miesięcy od dnia otrzymania rachunku końcowego.

Rachunek końcowy („Schlussrechnung”)

 W rachunku końcowym wykonawca dokonuje finalnego rozliczenia prac budowlanych, przy uwzględnieniu wstępnych częściowych płatności, których dokonał na jego rzecz inwestor.

Zgodnie z § 14 ust. 3 VOB/B wykonujący roboty budowlane zobowiązany jest sporządzić rachunek końcowy w terminie 12 dni roboczych od zakończenia prac, jeżeli czas wykonania robót nie przekroczył 3 miesięcy. Dla robót trwających dłużej, termin ten przedłuża się każdorazowo o 6dni roboczych dla każdych kolejnych 3 miesięcy. W przypadku, gdy wykonawca nie wywiąże się z tego zobowiązania, inwestor może sporządzić rachunek końcowy na jego koszt.

Potrącenia oraz odliczenia od rachunku

 Do najczęstszych potrąceń rachunków należy rozłożenie kosztów budowy na wykonawców oraz skonto. Rzeczone potrącenia dokonywane są w oparciu o ustalenia umowne.

Termin, w którym inwestor może skorzystać z ustalonego skonta, zaczyna biec od momentu wymagalności rachunku (dla umów sporządzonych w oparciu o przepisy VOB/B sporządzenie rachunku w sposób należyty, z zachowaniem wymogów formalnych, jest przesłanką wymagalności wynagrodzenia). Inwestor przy dokonywaniu rewizji rachunku wystawionego przez wykonawcę, poświadcza możliwość weryfikacji rachunku i tym samym nie może powołać się na błędy formalne rachunku, a przy tym dokonać potrącenia skonta po ustalonym terminie. Skonto nie jest należne inwestorowi, jeżeli uiścił on w przewidzianym terminie zaledwie część należnego wynagrodzenia, mimo braku prawa do zatrzymania lub potrącenia pozostałej wartości.

Również dla wstępnych płatności częściowych w umowie można przewidzieć skonto. Wówczas należne jest ono dla tych płatności, które zostały zrealizowane terminowo, bez względu na to, czy nastąpiło rozliczenie innych wstępnych rachunków częściowych.

W przypadku, gdy inwestor nie wywiązywał się w terminie z zapłaty należności z wstępnych rachunków częściowych, skonto przysługuje mu wyłącznie co do ewentualnej terminowej wypłaty kwoty wynikającej
z rachunku końcowego.

W ramach umowy o wykonanie robót budowlanych, inwestorzy często przenoszą koszty utrzymania miejsca budowy na wykonawców, ustalając jednocześnie procentowe potrącenie tych kosztów od wynagrodzenia. Ustalenia te winny spełniać ustawowe rygory zawarte w paragrafie 307 BGB. W przeciwnym razie są one nieważne i nie obowiązują wykonawcy.

Odmienne rodzaje potrąceń mogą wynikać z zatrzymania ustalonej kontraktowo kwoty w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń inwestora.